Günümüzün en büyük problemlerinden biri şüphesiz dikkat dağınıklığıdır ve bu zulüm genelde çevreden yani dış faktörlerden gelir. Zaten odaklanmanın zor olduğu günümüz dünyasında her türlü ekstra dikkat dağınıklığı, performansımıza ölümcül hasarlar verebilmektedir.
Şirketlerdeki ekiplerin amaçları değerli ürünler ortaya koymaktır. Bunu yapabilmek içinde haliyle “şirket içi iletişim” denen bir kavram ortaya çıkıyor. Bu da günlük scrum toplantılarından tutunda bire-birde soru sormaya kadar çok geniş bir yelpazeyi kapsamaktadır. Fakat görünen şu ki,
“Değerli ürünler ortaya çıkarmak için kurduğumuz iletişim yüzünden, yine bu değerli ürünleri ortaya çıkaramıyoruz.”
Faydalı olsun diye kurulan bu iletişim, bize sadece “ekstra dikkat dağınıklığı” olarak geri dönüyor. Burada DEVASA bir problem yok mu sizce de? daha iyi şeyler yapmak için iletişim kuruyoruz ve bu iletişimin sonucu daha kötü şeyler ortaya çıkıyor. Ne bu ironi, niye kimse bundan bahsetiyor. Bir çok şirketi içten içe yiyip bitiren KOCAMAN bir sorun bu.
Şirket İçi İletişimin Klasik Yolları
Senaryo 1, Fiziksel Ofis, Bire-Bir İletişim
Berk: (45 dakikadır bir sorunu çözmeye çalışıyor, çözüme çok yaklaşmış, tamamen odak halinde)
Erhan: (Berk’in masasına gider) “Berk iki dakikan var mı abi, şu kullanıcıların veri modelini bir daha konuşalım”.
Berk: “Abi şu an hiç müsait değilim de, akşam bakalım mı?”
Erhan: “Olur, kaç gibi?”
Berk: (İşinin ne zaman biteceğini tahmin etmeye çalışır ve de takvimine bakar) “Akşam 17:00” nasıl abi?
Erhan: “Okey uyar, hadi kolay gelsin”
Berk: “Eyvallah” (Berk çözdüğü probleme döner ve tüm dikkati dağılmıştır. Şimdi son yaptığı adımları hatırlamaya çalışıp tekrar odaklı hale dönmeye çalışır)
Sorun: Burada resmen bir katliam var, Berk’in odağı bir baltayla ikiye yarılıyor. Yazık değil mi çocuğa, zaten gün içinde bu akış dediğimiz yoğun odak haline sınırlı sayıda geçebilecek mental enerjiye sahibiz, bu odak anlarınında böyle saçma sorularla harcamsı çok yazık.
Senaryo 2, Uzaktan Çalışma, Bire-Bir İletişim:
Berk: (45 dakikadır bir sorunu çözmeye çalışıyor, çözüme çok yaklaşmış, tamamen odak halinde)
Aslı: (Berk’i teams üzerinden arar)
Berk: (Berk Aslı’nın aramasını görüp reddeder ve ayıp olmasın diye mesaj yazar) “Şu an müsait değilim sonra sana döneyim”
Aslı: “Ama çok acil, 5 dakikada hallederiz”
Berk: “Tamam hadi arıyorum o zaman”
(Toplantı 30 dakika sürer)
Berk: (Berk çözdüğü probleme döner ve tüm dikkati dağılmıştır. Şimdi son yaptığı adımları hatırlamaya çalışıp tekrar odaklı hale dönmeye çalışır)
"Habersiz aramalar mağduru"
Sorun: Burada ise kişinin kendine, uzaktan çalıştığı için dikkat dağıtıcı unsurlardan arınmış bir ortam sağlamasına rağmen, takım arkadaşının “sanal zorbalığına” uğrayarak, tüm dikkati samuray kılıcıyla bölünür. Ve o konuşma söylendiği gibi 5 dakika sürmez de saatler sürerse bu şirket için cinayet değil katliamdır.
Senaryo 3, Uzaktan Çalışma, Günlük Sabah Toplantısı:
Berk: “İşini bırakıp toplantıya giriş yapar”
Zeynep: “İşini bırakıp toplantıya giriş yapar”
Betül: “İşini bırakıp toplantıya giriş yapar”
Erhan: “İşini bırakıp toplantıya giriş yapar”
(Herkes yapacaklarından bahseder ve toplantı biter)
Sorun: Burada klasik verimsizlik kokan bir an. Takımdaki herkesin işlerini bıraktırmasını sağlayan aptal bir yarım saat. Gerçekten gerek varmıydı bu kayıplara? daha iyi şekilde çözülemezmiydi bu iletişim problemi. Çözülürdü bilader çözülürdü.
Bu senaryolar aslında şu an yaşanan bazı felaketler yanında gerçekten masum kalıyor. Mesela ofiste birinin sürekli birinin masasına gidip sorular sorması veya bazı günlerinin yarısı hatta bazen tamamı toplantıyla geçen birileri.. bunlar artık katliam değil direkt iş bilmezliktir, hakarettir, işe ve kişiye saygısızlıktır. Direkt yaşamama gerek yok bunları yan masamda görsem yine o şirketin kültürünü sorgularım.
Evet, elbette bu yazıyı yazıyorsam tüm bu problemlere bir çözüm önerisiyle gelemeliyim değil mi, işte tüm bu problemlerin çözümü asenkron iletişimde saklı.
Asenkron iletişim çok basit olarak şudur; İletmek istediğim bilgiyi veya teklifi paketleyip(video, metin, döküman, toplantı teklifi vs), online bir araç ile iletmek istenilen kişiye göndermektir. İletiyi alan kişi de müsait olduğu anda bu paketi açar ve müsait olduğunca cevabını yine paketleyip gönderir.
Asenkron iletişim için bazı ideal kullanım senaryoları
Günlük Toplantılar
Basecamp adlı proje yönetim uygulamasında olan bir özellik ile kullanıcılara haftanın belirli günlerinde belirli sorular sorabiliyorsunuz. Mesela hafta içi her sabah 9'da “Bugün ne üzerinde çalışacaksın?” gibi bir soru gönderimini otomatikleştirebilirsiniz. Bu soruya herkesin verdiği cevapta herkes tarafından görülebilir halde oluyor. Bir nevi “Günlük Toplantı”ların dijital ve asenkron versiyonu.
(Bence buna da gerek yok, ama ihtiyaç halinde kullanılabilir çünkü asenkron olduğu için klasik günlük toplantılara göre oldukça zararsız ve eforsuz.)
Her ne kadar Basecamp’in bu özelliği harika olsa dahi bunu kulanmadan da Günlük Toplantıları asenkron hale getirebilirsiniz. Mesela “Güncellemeler” adı altında Telegram veya Slack kanalı açabilirsiniz. Ekipteki insanlar da güne başladıklarında bu kanala bugün ne yapacaklarını yazarlar. Bakın o iğrenç sabah toplantısı çok daha basit ve takibi kolay bir hale geldi.
Biz bugün “Neler yapacağız” yerine “Neler yaptık” şeklinde kullandık. Siz de istediğiniz gibi kullanabilirsiniz.
Görev Takibi
Görev takibi için elbette proje yönetim uygulamalarından bahsedeceğiz. Bu uygulamalarda görevler yaratılıp bu görevlere açıklamalar, dökümanlar ve hatta video gibi medyalarda ekleyebiliyoruz. Bana atanan görevler ne diye bir ekranda görebiliyorum çoğu proje yönetim uygulamasında.
Doküman ve Video Paylaşımı
Mesela projeye yeni bir tasarım elementi eklediniz ve bir ekip arkadaşınıza bunu anlatmanız gerekti, Google dökümanlar’ı kullanarak bir açıklama yazabilir veya Loom aracıyla ekran video kaydı alırsınız, bu kayıtta güzelce açıklamanızı yaparsınız ve kayıt bittiğinde paylaşılabilir olan video linkini takım arkadaşınıza iletirsiniz. Takım arkadaşınızda müsait olduğu zaman bu dökümanı okuyarak veya videoyu izleyerek yaptığınız değişiklikler hakkında bilgi sahibi olur. Görüntülü online topların yerini rahatlıkla Loom’a bırakabilirsiniz. Bu şekilde toplantı saati denkleştirmesi, gecikmeler vs gibi bir ton dertten de kurtulmuş olursunuz.
Sonuç
Gördüğünüz gibi asenkron iletişimin uygulanması gerçekten kolay. Sadece prosedürel bir kaç değişikliğe bakıyor. Bir öğrenme eğrisi falan da yok yani. Lütfen değer yaratmak için değer yoketmeyin. Sevgiler.